Te-ai gândit vreodată cum ar fi să poți apăsa pe un buton pentru a pune pe pauză timpul? Ai putea să termini tot ce ai avea de făcut și apoi doar ai apăsa butonul „play” pentru a reveni la normal. Ar fi foarte interesant, pentru că timpul e o resursă prețioasă și insuficientă într-o societate foarte complexă. Uite însă cum îl poți gestiona mai bine, pe scurt.
Mentalitatea de „urgență constantă”, maximizare, optimizare și viteză ne sabotează eforturile de a trăi o viață de calitate. În încercarea de a ține pasul cu rapiditatea prezentului tindem să ne afundăm în efort fără să ținem cont de fundamente. Tindem să ne aglomerăm pentru că nu ținem cont de câteva reguli simple.
A avea mai mult timp la dispoziție nu e întotdeauna soluția. De multe ori avem timp, dar nu îl gestionăm cum trebuie. Nu știm să alocăm suficient de bine ore și minute pentru sarcinile pe care le avem de făcut.
Uite trei idei despre time management care s-ar putea să îți fie utile.
1. Legea lui Parkinson
Legea lui Parkinson1 spune că „munca se extinde pentru a umple timpul alocat îndeplinirii ei”. Cu alte cuvinte, dacă ai 4 ore la dispoziție să finalizezi o sarcină care ți-ar lua 1 oră în mod normal, s-ar putea să îți ia 4 ore dacă nu îți setezi un deadline.
Soluția?
Devino dur cu tine și cu limitele de timp pe care le setezi. Nu negocia. Creează ferestre de lucru și nu lăsa efortul sau munca să se extindă dincolo de intervalele stabilite.
Care e logica din spate? Îți vei adăuga un sentiment fals de urgență, dar unul care te ajută, pentru că vei continua să procrastinezi dacă nu ai ceva care să te împingă de la spate.
Vei câștiga timp folosind o astfel de urgență „artificială”. Vei câștiga timp și pentru alte lucruri pe care le poți insera în aceeași fereastră de lucru, inclusiv momente de relaxare de calitate.
2. Audit pentru tot ceea ce faci (metoda XDS)
Notează tot ceea ce faci într-o anumită săptămână. Apoi întreabă-te ce anume poți elimina complet (X), ce poți delega (D) și ce anume poți sistematiza (S).
Regula de aur? Dacă ai dubii, mergi înainte cu decizia pe care o pui la îndoială.
Asta înseamnă următorul lucru: dacă te gândești că „poate ar trebui” să elimini ceva, ar trebui să elimini lucrul respectiv. Este valabil și pentru delegare și sistematizare.
Este aceeași logică ce se aplică și la revizuirea obiectivelor. E nevoie de efort constant, un „audit” prin care să verifici dacă ești pe drumul cel bun.
Tehnica asta îți va elibera timp și te va ajuta să te organizezi mai bine.
3. Pietre înainte de nisip
Una dintre cele mai clasice metode de time management? Fă ceea ce e important înainte de ceea ce e urgent. Lucrează întâi pe acele task-uri vitale care te duc mai aproape de obiectivul tău.
Lucrurile urgente precum e-mail-uri, apeluri telefonice sau întâlniri trebuie să fie realizate după ce sunt gata cele importante.
A merge pe urgent prima dată și pe important în plan secund e o metodă pierzătoare pe termen lung. Nu uita, energia cu care le abordezi pe amândouă poate fi diferită. Dacă începi cu „focurile care trebuie stinse”, riști să nu mai ai energie pentru ceea ce e cu adevărat important.
Uite o metaforă bună.
Imaginează-ți un borcan.
Sarcinile importante sunt pietrele. Ele intră în borcan prima dată.
Sarcinile urgente sunt nisipul. Ele ar trebui presărate peste pietre.
Dacă pui nisipul prima dată, rocile nu vor mai avea loc.
Concluzia?
Începe cu ceea ce e important.
