Foarte rar termin tot ce am în planificare, fie ea zilnică sau săptămânală. Asta se întâmplă pentru că, de îndată ce ajung la un anumit prag al productivității, tind să ridic constant ștacheta. Mereu adaug lucruri noi și mereu țintesc mai sus. Mereu se poate mai bine, nu? Istoric vorbind, treaba asta aproape m-a băgat în „burnout” de mai multe ori, însă mi-a oferit experiență și conștientizare pentru a-mi da seama cum să păstrez un echilibru fin între rezultate excelente și oboseala extremă.
Un prieten mi-a spus la un moment în trecut: „Tu faci o grămadă de lucruri, e fascinant câte faci, dar nu îți dai seama pentru că ești mereu cu ochii pe următorul obiectiv”. Motivul acestor vorbe este că nu întotdeauna am știut să urmăresc și imaginea de ansamblu, filmul vieții mele, din perspectiva unui spectator. Multă vreme am văzut realitatea doar prin prisma actorului principal.
Lucrurile se schimbă însă la nivelul trimestrial sau anual. Sunt capabil să coordonez multiple proiecte simultan și să am rezultate pe diverse planuri pentru că nu mă ocup eu în mod direct de activități. Cu toate acestea, tot am impresia că nu deleg suficient.
Când vine vorba despre acest subiect, mulți oameni, cu precădere antreprenori și proprietari de afaceri, sunt nepricepuți în arta delegării. E dificil să știi când să delegi un proiect unui membru al echipei și e dificil să știi cât de puțină sau cât de multă supraveghere e necesară pentru a duce la finalizare o sarcină delegată.
Actul de a delega este o continuă provocare și pentru mine, dat fiind faptul că sunt perfecționist. Însă am studiat conceptul și am implementat o regulă foarte simplă pentru tot ceea ce fac – dacă altcineva poate să facă același lucru ca mine în proporție de 80-85%, îl deleg.
Dar uneori e nevoie de ceva mai multă structură în analiza proprie a situației. E nevoie de mai multă informație pentru a lua decizii mai bune care țin de arta delegării, iar aici intră în scenă o tehnică pe care am preluat-o de la David Finkel, un jurnalist american.
De ce este capabil omul din fața mea?
Când te gândești să delegi un proiect cuiva, cel mai important lucru asupra căruia poți contempla este „De ce este capabil omul respectiv?” Imaginează-ți la o scală de la 1 la 10 care măsoară capacitatea omului respectiv de a face față unei anumite sarcini – poate fi un angajat, un partener, un prieten sau un membru al familiei.
Cred cu tărie că principiul delegării nu se aplică doar în business, ci în orice arie a vieții.
La capătul inferior al acelei scale, la nivelul 1, persoana are foarte puțină experiență și foarte puține abilități. Are o capacitate foarte mică în ceea ce privește proiectul, activitatea sau sarcina delegate. Și astfel va avea nevoie de mult ajutor pentru a o finaliza la timp.
La capătul opus al spectrului, la nivelul 9 sau 10, ai pe cineva care știe cu adevărat despre ce e vorba, până la nivel de profunzime – poate chiar mai bine decât tine. Și dacă te implici prea mult, uneori omul din fața ta se va simți „târât” în micromanagement.
Delegarea începe, așadar, de la simpla întrebare – „De ce este capabil omul din fața mea?”
Foarte puțină expertiză: 1-3
Dacă te gândești la cineva care se află la 1, 2 sau 3 pe scala expertizei, îți recomand să regândești complet decizia. Oamenii care nu cunosc domeniul sau activitatea în cauză nu au încă abilitățile necesare pentru a finaliza sarcina în mod eficient și probabil vor sfârși prin a-ți genera și mai multă muncă pe termen lung. Am pățit chestia asta – am delegat traducerea unui contract și am primit înapoi un textul tradus cu Google Translate, fără editări, pentru că persoana respectivă nu știa engleză și îi fusese rușine să îmi spună.
Ce se poate face aici? Oamenii fără expertiză te pot urmări în timp ce faci sarcina, astfel încât, în viitor, să se claseze mai sus și să poată să-și asume mai multă responsabilitate.
Nivel moderat de expertiză: 4-6
La acest nivel vei putea delega multe dintre sarcinile tale de dificultate scăzută și unele dintre cele de dificultate ridicată. În funcție de proiectul în sine, poți oferi autonomie suficient de mare, chiar fără să te implici prea mult. Dar asigură-te că vei reveni asupra sarcinii la intervale regulate de timp pentru a vedea dacă respectiva persoană se confruntă cu obstacole sau probleme pe parcurs.
Dacă e vorba o sarcină cu miză mare, cu siguranță va trebui să te implici mai mult.
Nivel înalt de expertiză: 7-10
La nivelul acesta e nevoie de foarte puțină intervenție fizică din partea ta, iar idealul este zero. De fapt, pentru oamenii cu expertiză s-ar putea să fie deranjantă implicarea ta personală. Aceste persoane pot prelua detaliile unui proiect, pot clasifica intricațiile și finețea problemei, pot efectua acțiunile necesare și se pot întoarce cu un rezultat palpabil.
La nivelul acesta, oamenii au foarte puțin timp și sunt din ce în ce mai rari pe măsură ce urci spre 10. Iar dacă discutăm de o relație profesională, evident, sunt din ce în ce mai scumpi pe măsură ce urci treptele de expertiză.
Concluzia
Data viitoare când delegi, întreabă-te cât de capabilă este persoana pe care o rogi să se ocupe de o anumită sarcină. Răspunsul tău sincer îți va ghida următorii pași și îți poate aduce mult mai multe rezultate decât ai putea obține singur în aceeași perioadă de timp.
Chiar nu trebuie să faci totul singur. E vital să ai un program propriu, atât personal, cât și profesional, indiferent la ce nivel ești. Prioritizează lucrurile de impact pe termen lung.
Și întreabă-te următorul lucru.
Dacă în filmul vieții tale ajunge să se întâmple ceea ce vrei, mai contează dacă ai depus direct efortul sau altcineva te-a ajutat?
